Privacybeleid Direct Marketing

PRIVACYBELEID INZAKE DIRECT MARKETING

Wilink Group

1. Waarvoor dient dit privacybeleid?

1.1. Dit is het privacybeleid van Wilink Group (hierna ook: “Wilink”, “wij” of “ons”), een groep van verschillende vennootschappen actief in verzekeringen, kredieten, bancaire oplossingen en beleggingen, vastgoed en financiële planning.

(Een overzicht van deze vennootschappen kan je vinden in artikel 2 hieronder).

Jouw privacy is uiterst belangrijk. De bescherming van jouw persoonsgegevens is van essentieel belang voor ons. Wilink wil jouw persoonsgegevens op een rechtmatige, correcte en transparante manier verwerken en neemt daartoe alle passende maatregelen.

1.2. Dit privacybeleid is specifiek van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens door Wilink voor doeleinden van ‘direct marketing’. Ook is dit privacybeleid van toepassing op de eventuele doorgiftes van jouw persoonsgegevens tussen of uitwisseling ervan binnen de verschillende vennootschappen van Wilink voor doeleinden van direct marketing.

In dit privacybeleid leggen wij jou uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken, voor welke (marketing)doeleinden, op basis van welke rechtsgronden we dit kunnen doen, aan wie wij jouw gegevens kunnen doorgeven in het kader van marketing, hoe lang wij jouw gegevens bewaren etc.

Deze tekst geldt aanvullend op de verschillende (algemene) privacyverklaringen van Wilink en de verschillende vennootschappen binnen de groep beschikbaar op: Wilink Insurance, Elitis Real Estate, Altro Financial Solutions, Ingenia Advice.

Dit privacybeleid dekt niet het privacybeleid of enige voorwaarden van derden.

Wilink raadt je aan om dit privacybeleid zorgvuldig door te nemen. Weet ook dat er bepalingen zijn opgenomen over jouw (privacy)rechten die je ten aanzien van Wilink kan uitoefenen (zie artikel 8 hieronder).

1.3.      Wilink kan dit privacybeleid aanpassen. Het is daarom belangrijk dat je dit regelmatig raadpleegt. Op de website vind je steeds de meest actuele versie. Eventuele wijzigingen zullen gecommuniceerd worden via de website, per e-mail of via andere elektronische kanalen.

In geval van vragen kan je steeds een e-mail richten aan: dpo_desk@wilink.be.

2. Wat is direct marketing?

2.1. Direct marketing is elke communicatie, in welke vorm dan ook (telefonisch, per e-mail of anderszins), gevraagd of ongevraagd, afkomstig van (één of meerdere van de vennootschappen van) Wilink, gericht op de promotie of verkoop van de producten of diensten (al dan niet tegen betaling) in het kader van de activiteiten van Wilink en rechtstreeks gericht aan een of meer natuurlijke personen, nl. potentiële klanten, bestaande of voormalige klanten. Denk bv. aan marketingmailings, nieuwsbrieven, pushberichten, sms, berichten via andere kanalen dan wel andere vormen van reclame of commerciële boodschappen. Ook reclame per post, telefonische contactnames, tevredenheidsenquêtes e.d. vallen hieronder.

2.2. Wilink kan jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken voor dergelijke vormen van marketing en commerciële communicatie. Wij leggen verder in dit privacybeleid meer in detail uit op welke basis en onder welke voorwaarden wij dit kunnen doen. Wilink gaat hierbij uiterst zorgzaam om met jouw persoonsgegevens.

Het is alvast belangrijk om te weten dat je je steeds kan verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing. Wij respecteren dat. Op eenvoudig verzoek kan je jouw recht van verzet tegen direct marketing alvast uitoefenen door een e-mail te sturen aan dpo_desk@wilink.be of door je uit te schrijven in de links voorzien onderaan de mailings of berichten.

2.3. Wilink zal jouw persoonsgegevens niet verkopen of verhuren aan derden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

3.1.      Wilink is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing in het kader van haar activiteiten.

De groep bestaat uit de volgende vennootschappen:

Bovenvermelde vennootschappen zijn de zgn. “verwerkingsverantwoordelijken” om het met een moeilijk woord te duiden. Dit betekent dat wanneer zij jouw direct marketing communicatie richten en hiervoor jouw persoonsgegevens verwerken en gebruiken, dat zij het doel en de middelen van die gegevensverwerking bepalen. Zij staan dan ook in voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw persoonsgegevens onder de geldende wetgeving.

3.2.      In principe doet elke vennootschap van Wilink dit afzonderlijk voor de marketingactiviteiten die zij voeren. Het is echter ook mogelijk dat twee of meerdere van de bovenvermelde vennootschappen samen het doel en/of de middelen bepalen van de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing. Men spreekt dan van “gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken”. Dit is bv. het geval wanneer gezamenlijke marketingacties worden opgezet door de vennootschappen van Wilink in kwestie en in het kader daarvan jouw persoonsgegevens worden gebruikt en/of uitgewisseld.

Hiervoor heeft Wilink een onderlinge taakverdeling uitgewerkt m.b.t. de verplichtingen en verantwoordelijkheden onder de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming in de vorm van een overeenkomst. In die overeenkomst wordt duidelijk bepaald welke vennootschap verantwoordelijk is om jou te informeren over de verwerking, welke partij jouw eventuele vragen of verzoeken zal behandelen en beantwoorden, wie verantwoordelijk is voor de eventuele melding van datalekken, wie verwerkersovereenkomsten zal sluiten met partners of dienstverleners inzake marketing etc.

3.3.      Wilink treft in ieder geval alle passende maatregelen opdat de verwerking van jouw persoonsgegevens in overeenstemming zou zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: “AVG”, ook wel de “GDPR”). De aangestelden, medewerkers, personeel van Wilink alsook dienstverleners of onderaannemers die zij inschakelt en die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens hebben evenzeer de verplichting de AVG na te leven.

4. Hoe kan je Wilink contacteren?

Telefoonnummer:                                             09/248.10.00

E-mail:                                                             contact.web@wilink.be

Hyperlink website(s):                                        www.wilink.be/nl/wilinkgroup

Data Protection Officer:                                    dpo_desk@wilink.be

5. Welke gegevens verwerken wij van jou en op welke wijze?

5.1.      Voor doeleinden van direct marketing (zoals nader omschreven in artikel 5 hieronder) verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens en personalia: naam, voornaam, taal, klantnummer, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, relaties, gegevens over jouw huwelijk e.d.
• Contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoonnummer.
• Gegevens inzake jouw beroep en opleiding, beroepservaring etc.
• Gegevens inzake jouw financiële producten: jouw verzekeringen, kredieten, sparen en beleggen, transacties, jouw inkomsten en uitgaven, vermogen, investeringen etc.
• Gegevens inzake jouw interesses in onze producten en/of diensten.
• Publieke gegevens, bv. bedrijfsgegevens beschikbaar in de Kruispuntbank voor Ondernemingen, Belgisch Staatsblad of databanken zoals Bel-first of andere publieke databanken, gegevens die je zelf publiek maakt (bv. informatie op jouw social media of internet).
• Eventuele opnames van telefoongesprekken met commerciële medewerkers van Wilink.

5.2.      Jouw gegevens die worden gebruikt voor direct marketing werden in principe rechtstreeks van jou verkregen, nl. in het kader van prospectie dan wel o.b.v. jouw bestaande of voormalige klantrelatie met Wilink, bv. via e-mail, online contact formulier, telefonisch, fysiek of online gesprek, via visitekaartjes, via een website van Wilink etc. Jouw gegevens kunnen ook onrechtstreeks verkregen worden via publieke bedrijfsdatabanken (zie 4.1 hierboven).

Houd er ook rekening mee dat jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven door of aan de verschillende vennootschappen binnen de groep Wilink voor doeleinden van direct marketing (zie hieronder artikel 5.3). Tegen die onderlinge uitwisseling of doorgifte kan je je steeds verzetten door ons een e-mail te sturen: contact.web@wilink.be. Wilink zal jouw gegevens niet doorgeven buiten de groep Wilink.

5.3.      Via de websites van Wilink (Wilink Insurance, Elitis Real Estate, Altro Financial Solutions , Ingenia Advice) verwerken wij de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die je zelf opgeeft in het contactformulier. Via de website verwerken wij onder meer ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die jou heeft doorverwezen en de door jou bezochte pagina’s op de website (alsook de datum en tijd van de door jou bezochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de website verwerkt.

Meer informatie over het gebruik van cookies op elke website van Wilink, o.m. marketingcookies of analytische cookies dan wel andere niet-essentiële cookies, vind je in de aldaar beschikbare cookie policies (Wilink Insurance, Elitis Real Estate , Altro Financial Solutions, Ingenia Advice).

5.4.      De verwerking van bovenvermelde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 5 hieronder.

5.5.      Wilink zorgt ervoor dat haar databanken met persoonsgegevens regelmatig wordt bijgewerkt.

6. Voor welke (marketing)doeleinden en op welke grondslag verwerken wij jouw persoonsgegevens?

6.1.      Wilink wil haar ondernemingen en haar producten en diensten aan jou kunnen voorstellen. Ofwel gebeurt dit uitdrukkelijk op jouw vraag, ofwel omdat Wilink vermoedt dat je interesse hebt of gebaat bent bij een bepaald product of dienst van Wilink. Dit kan op verschillende manieren, bv. via nieuwsbrieven, mailings, berichten, per telefoon, via apps of platformen etc.

6.2.      Wilink zal geen dergelijke commerciële berichtgeving of aanbiedingen doen aan minderjarigen onder de 16 jaar indien en voor zover Wilink de leeftijd van de betrokkene kent.

6.3.      Meer bepaald worden jouw persoonsgegevens voor volgende marketingdoeleinden verwerkt:

6.4.      De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de websites, maakt niet het voorwerp uit van zgn. “geautomatiseerde individuele besluitvorming”.

6.5.      Voor de doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is van Wilink, kan je ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd.

7. Wie kan uw persoonsgegevens nog ontvangen en/of verwerken (naast de vennootschappen van Wilink)?

7.1.      Vooreerst hebben enkel personen binnen Wilink, zoals personeel of aangestelden, die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot jouw persoonsgegevens. Ook zullen zij enkel toegang hebben tot die gegevens die relevant zijn in het kader de marketingdoeleinden in kwestie. Die personen zijn overigens gehouden tot vertrouwelijkheid en discretie. Dit is zo voorzien in de interne policies van Wilink alsook in de overeenkomsten met haar personeel en aangestelden.

7.2.      Verder doet Wilink beroep op een aantal verwerkers. Het gaat meer bepaald om marketing- en communicatiebureaus, social media partners of gelijkaardige partners of dienstverleners die in opdracht van Wilink jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van de marketingactiviteiten van Wilink.

Wilink doet geen beroep op verwerkers gevestigd buiten de Europees Economische Ruimte (EER).

Met deze verwerkers sluit Wilink verwerkersovereenkomsten zodat zij t.a.v. haar klanten en prospecten kan garanderen dat zij beroep doet op passende dienstverleners die de persoonsgegevens op een veilige manier verwerken.

Wilink zorgt er ook voor dat zij samen met haar verwerkers/partners de nodige maatregelen neemt om de principes van gegevensbescherming te integreren in de tools, applicaties, software, databanken e.d. die worden gebruikt voor direct marketing.

7.3.      Wij zijn evident niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door derden die geen gegevens verwerken in opdracht van Wilink of de gegevens niet van of via deze laatste hebben ontvangen, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn.

7.4.      Wilink kan verplicht worden jouw persoonsgegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties.

7.5.      Wij geven jouw persoonsgegevens ten slotte niet door buiten de Europees Economische Ruimte. Mocht dit wel het geval zijn dan gebeurt dit niet zonder de garantie dat jouw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten. Wilink geeft evident de voorkeur aan verwerkingen van jouw persoonsgegevens binnen de Europees Economische Ruimte.

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

8.1.      We verzamelen, genereren en verwerken enkel de gegevens die we echt nodig hebben om bestaande of toekomstige marketingdoeleinden (zoals hierboven omschreven) te bereiken.

We zullen jouw persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan noodzakelijk om die doeleinden te bereiken.

8.2.      Persoonsgegevens en commerciële gegevens die Wilink van jou heeft verkregen als klant, bewaart zij tot maximum 5 jaar na het einde van de overeenkomst of samenwerking met de klant.

8.3.      Ook persoonsgegevens van prospecten worden maximum 5 jaar bijgehouden vanaf het contact, tenzij er in de tussentijd een nieuw contact is geweest met de prospect in welk geval er een nieuwe termijn van 5 jaar ingaat.

Je hebt echter steeds het recht om jouw persoonsgegevens te verwijderen (zie artikel 8 hieronder).

8.4       Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden jouw persoonsgegevens verwijderd, tenzij bepaalde bijzondere wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft.

9. Wat zijn jouw rechten?

 9.1.      Je hebt het recht op informatie omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

Veel informatie wordt je meegedeeld via dit privacybeleid en het algemeen privacybeleid: Wilink Insurance, Elitis Real Estate, Altro Financial Solutions, Ingenia Advice. Maar je kan ons steeds om bijkomende informatie vragen:  dpo_desk@wilink.be.

9.2.      Je hebt het recht om jouw gegevens in te kijken.

Wilink zal dan een overzicht geven van de persoonsgegevens die zij van jou verwerkt. Sommige persoonsgegevens die uit back-up-, log- of archiefbestanden komen kunnen mogelijks niet opgenomen zijn in dit overzicht.

Ook is het zo dat de Antiwitwaswetgeving Wilink verbiedt om jou inzage te verschaffen in jouw persoonsgegevens, bv. wanneer dit betrekking heeft op een antiwitwasonderzoek. Wel kan je voor vragen terecht op dpo_desk@wilink.be.

Je kan kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kan Wilink jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.

9.3.      Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verbeteren.

9.4.      Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Dit kan onder de volgende (wettelijke) voorwaarden:

• de verwerking van jouw persoonsgegevens is niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door Wilink werden verwerkt;
• je hebt een gegeven toestemming terug ingetrokken;
• je maakt bezwaar tegen de verwerking;
• de persoonsgegevens zouden door Wilink onrechtmatig zijn verwerkt;
• de verwijdering is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
• de persoonsgegevens zouden verwerkt zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen.

Dit recht kunt u niet uitoefenen indien de verwerking nodig is:

• voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• voor het nakomen van een wettelijke verplichting van Wilink;
• voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.

9.5.      Je hebt het recht om je te verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing kan je je altijd eenvoudig en kosteloos verzetten. Wilink zal dit gebruik dan onmiddellijk stopzetten.

Dit kan op eenvoudig verzoeken door te e-mailen naar contact.web@wilink.be of rechtstreeks / fysiek contact op te nemen met Wilink. In mailings, nieuwsbrieven of elektronische marketing zal er steeds een uitschrijvingsmogelijkheid (‘opt-out’) voorzien zijn. Als je je uitschrijft, zal je geen dergelijke communicatie meer ontvangen.

9.6.      Je hebt het recht om te vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

Dit kan wanneer je:

• de juistheid van de persoonsgegevens waarover wij beschikken, betwist;
• de verwerking onrechtmatig is en je je tegen het wissen van de persoonsgegevens verzet en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt;
• Wilink deze gegevens niet meer nodig heeft terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Wilink zwaarder doorwegen dan die van jou indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de

9.7.      Je hebt het recht om te vragen jouw persoonsgegevens over te dragen aan een derde. Dit geldt enkel indien de verwerking door Wilink berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

9.8.      Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, heb je het recht om jouw toestemming te allen tijde in te trekken.

9.9.      Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be).

In geval van een klacht kan je ook Wilink of haar Data Protection Officer contacteren op dpo_desk@wilink.be.

9.10.     De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de AVG.

9.11.     Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan Wilink op dpo_desk@wilink.be waarbij je je afdoende moet identificeren.

Wanneer Wilink redenen heeft om te twijfelen aan jouw identiteit, mag zij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit. Doorgaans zal Wilink een kopie van jouw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient. Hierbij vragen we wel om jouw Rijksregisternummer onleesbaar te maken.

Vragen? Contacteer ons gerust: dpo_desk@wilink.be.